Aufträge zentral steuern – von Angebot bis Abrechnung

Alle Auftragsinformationen zentral verbunden – für weniger Abstimmung, klare Abläufe und volle Transparenz.

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Isolierte Angebote behindern Ihre Prozesse

Mit wachsendem Auftragsvolumen wird es immer schwieriger, den aktuellen Stand, offene Aufgaben und nachfolgende Schritte zuverlässig im Blick zu behalten.

In vielen Unternehmen verteilen sich Auftragsinformationen auf E-Mails, Dokumente und verschiedene Anwendungen.

Dadurch entstehen doppelte Pflege, Rückfragen und manuelle Übergaben zwischen Vertrieb, Planung, Einkauf, Ausführung und Abrechnung.

Ein Auftrag – verbunden mit dem gesamten Unternehmen

Kundenanfrage Kalkulation Angebot Auftrag Planung und Ausführung Lieferung / Leistung Abrechnung

Ihr Vorteil

Kunden, Ansprechpartner, Anforderungen und bisherige Kommunikation werden zentral erfasst und direkt mit dem weiteren Vorgang verbunden.

Die Kundenanfrage bleibt nicht isoliert im Vertrieb. Sie bildet die gemeinsame Informationsgrundlage für Kalkulation, Angebot und spätere Auftragsbearbeitung.

Klare Nachvollziehbarkeit

Artikel, Leistungen, Mengen, Preise, Konditionen, Rabatte und Zuschläge können für die Kalkulation herangezogen werden. Auftragspositionen lassen sich detailliert prüfen und bei Bedarf neu berechnen.

Kalkulation und spätere Ausführung basieren auf denselben Daten. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche Leistungen und Kosten ursprünglich eingeplant wurden.

Ihr Nutzen

Aus der Kalkulation entsteht ein strukturiertes Angebot mit den relevanten Positionen, Konditionen, Texten und Dokumenten. Vorlagen unterstützen eine einheitliche Erstellung und Ausgabe.

Angebote werden nicht als separate Dokumente verwaltet. Kunden-, Preis- und Positionsdaten stehen direkt für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.

Zahlreiche Informationen

Nach der Beauftragung werden die vorhandenen Kunden-, Positions-, Liefer- und Konditionsdaten weitergeführt.

Dabei stehen unterschiedliche Auftragstypen, Varianten, Gruppen und Verknüpfungen zur Verfügung. Listen- und Kartenansichten, Vorschaufenster, Markierungen, Filter und Statusverläufe schaffen auch bei vielen Vorgängen Übersicht.

Planung immer im Blick

Über die twyz.planning App können auftragsbezogene Termine, Aufgaben, Mitarbeitende und weitere Ressourcen geplant werden. Die twyz.mobile App stellt relevante Informationen auch unterwegs oder am Einsatzort bereit und unterstützt Rückmeldungen direkt aus der Ausführung.

Planung, Auftrag und tatsächliche Ausführung arbeiten mit denselben Informationen. Dadurch werden Änderungen, Zuständigkeiten und Fortschritte unmittelbar sichtbar, ohne zusätzliche Listen oder getrennte Planungslösungen pflegen zu müssen.

Waren

Bei Warenaufträgen können Bestände und Verfügbarkeiten geprüft, Beschaffungsvorgänge vorbereitet, Lieferanschriften hinterlegt sowie Lieferscheine, Sendungen und Versandprozesse mit dem Auftrag verbunden werden.

Dienstleistungen

Bei Dienstleistungsaufträgen lassen sich ausgeführte Tätigkeiten, Zeiten, Leistungen und Rückmeldungen dokumentieren. Auch Teilaufträge oder getrennte Lieferungen können innerhalb des Gesamtvorgangs berücksichtigt werden.

Wichtiges auf einen Blick

Freigegebene Auftragspositionen, Lieferungen und dokumentierte Leistungen bilden die Grundlage für die Faktura. Unter anderem können Einzel-, Sammel-, Teil-, Abschlags- oder Schlussrechnungen erstellt werden.

Zahlungsbedingungen, Skonti und bereits geleistete Zahlungen können berücksichtigt werden. Fakturastand und zugehörige Belege bleiben direkt mit dem Auftrag verbunden.

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Das Besondere an der twyz Auftragsanwendung

Die Auftragsanwendung ist das Herz unserer Plattform.
Aus einem Auftrag entsteht ein durchgängiger Prozess: flexibel genug für individuelle Abläufe und gleichzeitig zentral steuerbar, transparent und mit den angrenzenden Unternehmensbereichen verbunden.

Flexible Auftragslogik

Unterschiedliche Auftragstypen, Varianten, Gruppen, Konditionen und Bearbeitungsstände ermöglichen es, verschiedene Geschäftsmodelle innerhalb einer gemeinsamen Anwendung abzubilden. Auch wiederkehrende, mehrteilige oder kundenspezifische Vorgänge lassen sich strukturiert organisieren, ohne für jeden Sonderfall eine neue Insellösung zu schaffen.

Zentrale Übersicht

Listen- und Kartenansichten, Vorschaufenster, Filter, Markierungen und gespeicherte Ansichten helfen dabei, auch große Auftragsbestände gezielt zu bearbeiten. Wichtige Informationen können direkt im Auftrag eingesehen werden.

Gleiche Prozesse für alle Mitarbeiter

Über unsere Prozesse und den twyz Vorgangsassistenten können Sie individuelle Prozesse definieren, die dann alle Mitarbeiter durchlaufen. So können Prozesse auch in großen Teams mit mehreren Standorten standardisiert weden.

Verknüpfte Positionen

Artikel und Leistungen werden nicht nur als einzelne Positionen erfasst. Preise, Rabatte, Konditionen, Kalkulationen sowie Bestands- und Verfügbarkeitsinformationen stehen direkt im Auftrag zur Verfügung. Positionen können aus bestehenden Aufträgen übernommen, importiert, gruppiert oder weiterbearbeitet werden.

Planung, auch mobil.

Aufträge stehen nicht isoliert im Backoffice. Über die twyz.planning App können auftragsbezogene Termine, Aufgaben und Ressourcen geplant werden. Die twyz.mobile App bindet Mitarbeitende in mobile Arbeitsprozesse ein und ermöglicht, relevante Auftragsinformationen und Rückmeldungen direkt in der Ausführung zu nutzen.

Von Beschaffung bis Faktura

Beschaffung, auftragsbezogene Bestellungen, Sendungen, Lieferscheine und Faktura können direkt aus dem Auftragskontext heraus weitergeführt werden. Zahlungsbedingungen, Teil- und Abschlagszahlungen sowie unterschiedliche Fakturaarten bleiben ebenfalls mit dem Vorgang verknüpft.

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KI-Unterstützung und Automatisierung

Wiederkehrende Schritte in der Auftragsbearbeitung lassen sich mit twyz gezielt vereinfachen und automatisieren. Der Vorgangsassistent ermöglicht beispielsweise, einfache Aufträge besonders schnell zu erfassen: Kunde, Auftragstyp, Variante, Artikel und weitere Eckdaten werden in einem kompakten Dialog ausgewählt und automatisch in einen vollständigen Auftrag übernommen.

Auch nach der Auftragserstellung können definierte Prozesse die weitere Bearbeitung unterstützen. Status, Aufgaben und nachgelagerte Schritte lassen sich strukturiert steuern und mit angrenzenden Bereichen wie Planung, Produktion, Versand oder Faktura verbinden.

Die KI-Unterstützung ergänzt die Automatisierung, indem vorhandene Auftrags- und Unternehmensinformationen schneller nutzbar werden – etwa für Abfragen, Zusammenfassungen oder die Vorbereitung weiterer Arbeitsschritte. So reduziert twyz manuelle Routine, ohne den Zusammenhang zwischen Auftrag, Daten und tatsächlichem Geschäftsprozess zu verlieren.

Mehr Infos zum twyz.ai-Chat

Aufträge direkt in die Planung überführen

Mit der twyz.planning App werden Aufträge direkt in die operative Ressourcen- und Terminplanung überführt. Aufträge mit erzeugtem Planungsbedarf erscheinen in einer zentralen Auftragsliste und können per Drag-and-drop im Kalender eingeplant werden – für einzelne Mitarbeitende oder ganze Teams. Dabei lassen sich Soll- und Planstunden, Zeiträume, Zuständigkeiten, Mitarbeiter und weitere Ressourcen direkt im Zusammenhang mit dem Auftrag steuern. Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresansichten schaffen je nach Planungshorizont den passenden Überblick.

Status wie offen, vorgeplant, geplant, freigegeben oder geschlossen machen zusätzlich sichtbar, wie weit die Planung eines Vorgangs fortgeschritten ist. So bleibt die Planung eng mit dem zugrunde liegenden Auftrag verbunden und Mitarbeitende erkennen schneller, welcher Auftrag wann, mit welchen Kapazitäten und Ressourcen umgesetzt werden soll

Sie wünschen sich weniger Koordinationsaufwand?

In einem persönlichen Gespräch zeigen wir Ihnen gerne unverbindlich, wie twyz Ihre Prozesse optimieren kann.

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Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Angebots- und Auftragssoftware?

Eine Angebots- und Auftragssoftware unterstützt Unternehmen dabei, Kundenangebote zu erstellen, Konditionen und Positionen zu verwalten und bestätigte Angebote strukturiert in Aufträge zu überführen. In einer integrierten ERP-Plattform wie twyz bleiben die Daten nicht auf den kaufmännischen Beleg beschränkt, sondern können auch für Projekt, Service, Einkauf, Lager, Produktion und Abrechnung genutzt werden.

Für welche Unternehmen eignen sich Angebote und Aufträge in twyz?

Der Bereich eignet sich besonders für gewachsene mittelständische Unternehmen mit individuellen oder bereichsübergreifenden Abläufen. Dazu gehören beispielsweise Produktions-, Auftragsfertigungs-, Projekt-, Service- und einsatzorientierte Unternehmen. Besonders relevant ist twyz, wenn Standardsoftware, Excel und Einzellösungen keine verlässliche Verbindung zwischen Kundenanfrage, Auftrag, Leistung und kaufmännischer Abwicklung mehr ermöglichen.

Können Angebote direkt in Aufträge umgewandelt werden?

Ja. Die vorhandenen twyz-Funktionen unterstützen die Erstellung von Angeboten sowie deren Überführung in Aufträge. Kunden-, Artikel- und Konditionsdaten können dabei weiterverwendet werden. Auch Auftragsstatus und Auftragsbestätigungen lassen sich im System verwalten. Dadurch müssen bereits erfasste Informationen nicht für die nächste Bearbeitungsstufe erneut eingegeben werden.

Lassen sich individuelle Angebots-, Auftrags- und Freigabeprozesse abbilden?

twyz richtet sich vorwiegend an Unternehmen, deren Abläufe über einfache Standardprozesse hinausgehen. Rollen, Status, Datenstrukturen, Dokumente und Workflows können passend zum jeweiligen Einführungsszenario gestaltet werden. Welche Sonderfälle konfiguriert werden können und wo eine individuelle Weiterentwicklung sinnvoll ist, wird anhand des konkreten Geschäftsprozesses geprüft.

Was ist der Unterschied zwischen Auftragsstatus und Bearbeitungsstatus?

Der Auftragsstatus zeigt beispielsweise, ob ein Auftrag noch im Entwurf, bereits freigegeben oder storniert ist. Der Bearbeitungsstatus bildet unabhängig davon den operativen Fortschritt ab, etwa „Bestätigt“ oder „In Bearbeitung“. So bleiben Verbindlichkeit und tatsächlicher Arbeitsstand getrennt nachvollziehbar.

Können bestehende Aufträge und Positionen wiederverwendet werden?

Ja. Bestehende Aufträge können kopiert und als Grundlage für neue Vorgänge verwendet werden. Auch Positionen aus anderen Aufträgen lassen sich übernehmen oder aus einer CSV-Datei importieren. Das reduziert den Erfassungsaufwand bei ähnlichen oder wiederkehrenden Aufträgen.

Wie sind Aufträge mit Planung und mobiler Bearbeitung verbunden?

Aufträge können mit der twyz.planning App und der twyz.mobile App verbunden werden. Dadurch lassen sich auftragsbezogene Termine, Aufgaben und Ressourcen planen sowie relevante Informationen und Rückmeldungen auch in mobilen Arbeitsprozessen nutzen.

Unterstützt twyz auch Waren- und Beschaffungsprozesse?

Ja. Aufträge können mit Beschaffung, Bestellungen, Sendungen, Lieferscheinen und weiteren Warenwirtschaftsprozessen verbunden werden. Auch Bestands- und Verfügbarkeitsinformationen können auf Positionsebene berücksichtigt werden.

Wie werden Aufträge mit der Abrechnung verbunden?

Aus dem Auftragskontext heraus können Fakturen erzeugt und bestehende Rechnungen geöffnet werden. Je nach Prozess können unter anderem Einzel- und Sammelfaktura sowie Teil- und Abschlagszahlungen berücksichtigt werden. Der Fakturastand bleibt direkt am Auftrag nachvollziehbar.

Können Dokumente und Dateien direkt mit einem Auftrag verknüpft werden?

Ja. Dateien können direkt am Auftrag hinterlegt werden. Zusätzlich lassen sich Angebots- und Auftragsbelege sowie weitere Dokumente aus dem Vorgang heraus erstellen und ausgeben. So bleiben wichtige Unterlagen gemeinsam mit den zugehörigen Auftragsinformationen verfügbar.

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