Vom Auftrag zur Rechnung Kunden-, Positions-, Preis- und Leistungsdaten werden aus dem Auftrag für die Faktura weiterverwendet. Das reduziert Mehrfacherfassung und macht die Rechnung bis zu ihrem fachlichen Ursprung nachvollziehbar.
Abrechnungsfälle flexibel abbilden Teil-, Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnungen, Gutschriften und Stornierungen unterstützen unterschiedliche Projekt-, Service- und Lieferabläufe. So muss nicht jeder Sonderfall außerhalb der Software verwaltet werden.
E-Rechnungen integriert bearbeiten twyz schreibt und empfängt XRechnungen und ZUGFeRD-Dokumente. Eingangsbelege können im DMS erfasst und mit weiteren Vorgangsinformationen verbunden werden.
Zahlungen im Blick behalten Offene Posten, Zahlungsausgleich und CAMT-Import bringen Rechnung und Zahlung in einen gemeinsamen Ablauf. Filter und Status helfen, ungeklärte Vorgänge gezielt zu bearbeiten.
Mahnwesen strukturiert fortführen Ein mehrstufiger Mahnlauf mit differenzierten Konditionen unterstützt die konsequente Bearbeitung fälliger Forderungen. Mahnungen können direkt versendet und im DMS abgelegt werden.
Vorbereitende Buchhaltung anbinden DATEV- und SAGE-Exporte, Kontierungsregeln, Kontenzuordnungen und individuelle Kontenpläne bereiten Daten für nachgelagerte Buchhaltungsprozesse auf. Der genaue Zuschnitt richtet sich nach gebuchtem Paket und eingesetzten Add-ons.
Grundlage für die spätere Rechnung Im Auftrag werden Kundenbezug, Positionen, Preise, Rabatte, Zahlungsbedingungen und weitere abrechnungsrelevante Angaben zusammengeführt. Auch Teil- und Sammellieferungen oder unterschiedliche Auftragstypen lassen sich im jeweiligen Vorgang berücksichtigen. Diese Daten bilden die Grundlage für die spätere Rechnung, sodass zentrale Angaben nicht erneut aus Angeboten, E-Mails oder Tabellen übertragen werden müssen.
Projektbezogene Zeitabrechnung Arbeitszeiten, Tätigkeiten, Materialien, Fremdleistungen oder gelieferte Positionen werden dem passenden Auftrag oder Projekt zugeordnet. So bleibt erkennbar, welche Leistungen bereits erfasst und welche für die Abrechnung vorgesehen sind. Bei projektbezogenen Zeitabrechnungen markiert twyz bereits verrechnete Zeiteinträge, damit sie nicht ein zweites Mal fakturiert werden.
Nachvollziehbarer Freigabeprozess Vor der Rechnungsstellung lassen sich Positionen, Konditionen und Status im zugehörigen Vorgang kontrollieren. Status- und Freigabefunktionen strukturieren die Bearbeitung und machen sichtbar, ob ein Auftrag noch geprüft, freigegeben, abgeschlossen oder storniert wurde. So wird aus einer informellen Abstimmung ein nachvollziehbarer Schritt im Prozess.
Rechnungsarten und E-Rechnungen Aus den vorhandenen Auftrags- und Leistungsdaten entstehen Rechnungen, ohne dass der Vorgang neu erfasst werden muss. twyz unterstützt unter anderem Teil-, Anzahlungs- beziehungsweise Abschlags- und Schlussrechnungen sowie Gutschriften und Stornorechnungen. E-Rechnungen können in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD geschrieben und empfangen werden.
Dokumente im richtigen Zusammenhang Rechnungen werden als PDF direkt per E-Mail versendet. Die Verbindung zum Auftrag, zum Kunden und zu den zugehörigen Dokumenten bleibt erhalten. Eingangsbelege können im Dokumentenmanagement erfasst werden; ausgehende Dokumente und Mahnungen lassen sich im DMS ablegen. Damit liegen Korrespondenz und Belege dort, wo Mitarbeitende den Vorgang bearbeiten.
Offene Posten und Zahlungsausgleich Offene Posten und Zahlungsausgleich werden in der Faktura weitergeführt. Bankumsätze können per CAMT importiert und Rechnungen als bezahlt markiert werden. Mehrstufiges Mahnwesen Bleibt eine Zahlung aus, unterstützt twyz einen mehrstufigen Mahnlauf mit kundenbezogenen oder allgemeinen Konditionen sowie den Versand der Mahnung als PDF.
Auswertung und Übergabe Für die vorbereitende Buchhaltung stellt twyz unter anderem Exporte nach DATEV 5.1 und SAGE Classic bereit. Rechnungs-, Zahlungs- und Auftragsdaten können außerdem in Berichten, Statistiken und Kalkulationen genutzt werden. So bleibt nachvollziehbar, wie Auftragswert, Kosten und Marge zusammenhängen, während relevante Daten an die weiterführende Finanzbuchhaltung übergeben werden.