Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das Format muss eine elektronische Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglichen. Zu den in Deutschland gebräuchlichen Formaten gehören XRechnung und ZUGFeRD.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro maßgeblichem Gesamtumsatz im Jahr 2026 für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht grundsätzlich auch für die übrigen betroffenen Unternehmen. Gesetzliche Ausnahmen sowie die Sonderregelung für bestimmte EDI-Verfahren bis Ende 2027 bleiben zu beachten.

Eine einfache PDF-Rechnung ohne strukturierte Rechnungsdaten gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Sie zählt zu den sonstigen Rechnungen und darf im Rahmen der geltenden Übergangsregelungen oder gesetzlichen Ausnahmen weiterhin verwendet werden. Bei der elektronischen Übermittlung einer solchen PDF-Rechnung ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Eine zulässige ZUGFeRD-Rechnung kann hingegen eine PDF-Darstellung mit strukturierten XML-Rechnungsdaten kombinieren.

Grundsätzlich zulässig sind strukturierte elektronische Rechnungsformate, die den Anforderungen der europäischen Normenreihe EN 16931 entsprechen. Dazu gehören insbesondere XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen und -Profile. Auch andere zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbarte Formate können zulässig sein, wenn die gesetzlich erforderlichen Rechnungsangaben richtig und vollständig in ein entsprechendes strukturiertes Format extrahiert werden können.

XRechnung ist ein XML-basiertes Rechnungsformat, bei dem die Rechnungsinformationen strukturiert vorliegen. ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. Beide Formate können die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Bei ZUGFeRD ist jedoch auf eine geeignete Version und das richtige Profil zu achten. Nach den Informationen des Bundesfinanzministeriums erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich die Anforderungen, ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Die gesetzliche Ausstellungspflicht betrifft grundsätzlich bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Rechnungen über bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen jedoch E-Rechnungen empfangen können. Rechnungen an private Endverbraucher fallen grundsätzlich nicht unter die B2B-E-Rechnungspflicht.

Für die verpflichtende E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen schreibt das Umsatzsteuergesetz keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. E-Rechnungen können beispielsweise per E-Mail, über elektronische Schnittstellen oder geeignete Portale ausgetauscht werden. Für die grundsätzliche Empfangsbereitschaft genügt ein E-Mail-Postfach. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können andere Übermittlungsanforderungen gelten.

Nein. Eine elektronische Signatur ist für E-Rechnungen grundsätzlich nicht vorgeschrieben. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit müssen jedoch sichergestellt sein. Dies kann beispielsweise durch geeignete innerbetriebliche Kontrollverfahren erfolgen, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung ermöglichen.

Umsatzsteuerrechtlich gilt für Rechnungen grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte elektronische Rechnungsteil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Zusätzlich sind die jeweils geltenden steuerrechtlichen und buchführungsrechtlichen Anforderungen sowie die relevanten GoBD-Vorgaben zu berücksichtigen.

Unternehmen sollten prüfen, ob ihre bestehende Software die erforderlichen E-Rechnungsformate unterstützt und wie elektronische Rechnungen empfangen, erstellt, übermittelt und aufbewahrt werden. Auch die internen Zuständigkeiten und die Weiterverarbeitung von Rechnungsdaten sollten berücksichtigt werden. Mit einem integrierten ERP-System wie twyz lässt sich die elektronische Rechnungsstellung mit bestehenden kaufmännischen Prozessen verbinden.