Zentraler Startpunkt für die weitere Bearbeitung Dokumente und Dateien gelangen per E-Mail (twyz.mail), Scan, Upload, FTP oder aus lokalen Verzeichnissen in twyz. Statt Belege zunächst in unterschiedlichen Postfächern, Netzlaufwerken oder persönlichen Ordnern abzulegen, werden sie direkt in die digitale Dokumentenverwaltung übernommen. Der Eingang bildet damit den nachvollziehbaren Ausgangspunkt für die weitere Bearbeitung. Mitarbeitende können neue Unterlagen im DMS System zentral aufrufen, einordnen und für die nächsten Prozessschritte bereitstellen. So unterstützt die DMS Software eine einheitliche Erfassung und reduziert manuelle Übergaben zwischen Ablage, Fachbereich und Geschäftsvorgang.
Dokumenten-Splitting Enthält eine eingegangene Datei mehrere Belege, lassen sie sich mit dem Dokumenten-Splitting voneinander trennen und unter individuellen Namen speichern. Aus einer gemeinsamen Scan- oder PDF-Datei entstehen dadurch einzelne Dokumente, die unabhängig voneinander klassifiziert und bearbeitet werden können. Jeder Beleg erhält im Dokumentenmanagement-System seinen eigenen fachlichen Zusammenhang und lässt sich dem passenden Vorgang zuweisen. Das erleichtert die spätere Suche, verhindert unübersichtliche Sammeldokumente und schafft eine saubere Grundlage für die elektronische Archivierung sowie nachfolgende Prüf- und Freigabeschritte.
Struktur für Suche und Prozess Ein Mitarbeiter wählt die passende Dokumentart, oder mit der Unterstützung der twyz Ai. Damit erhält das Dokument seinen fachlichen Kontext für Klassifizierung, zusätzliche Angaben und den vorgesehenen Ablauf. Dokumenttyp, Markierungen, Keywords und individuelle Zusatzinformationen erleichtern zugleich die strukturierte Ablage und das spätere Auffinden.Aus einer allgemeinen Datei wird damit ein eindeutig eingeordnetes Dokument, das im DMS mit Kunden, Lieferanten, Aufträgen oder Projekten weiterverwendet werden kann.
Weniger manuelle Erfassung twyz document.ai liest relevante Beleginformationen aus und bereitet sie für die weitere Bearbeitung vor. Die zuvor ausgewählte Dokumentart bestimmt, welche Inhalte im jeweiligen Zusammenhang relevant sind. Bei einem Eingangsbeleg können so benötigte Beleginformationen übernommen werden, ohne dass Mitarbeitende alle Angaben manuell übertragen müssen. Die Ki-Unterstützung ist direkt in die DMS Software und den Dokumentenprozess eingebunden. Sie arbeitet innerhalb der Berechtigungen des jeweiligen Nutzers.
Dokumente im richtigen Geschäftskontext Das Dokument wird mit einem passenden Kunden, Lieferanten, Auftrag oder Projekt verbunden.twyz document.ai kann anhand der erkannten Informationen einen Kunden oder Lieferanten vorschlagen; der Vorschlag wird anschließend durch den Anwender geprüft. Ist noch kein passender Datensatz vorhanden, kann dieser nach der Prüfung direkt neu angelegt werden. Durch die Verknüpfung bleibt das Dokument nicht isoliert in einer digitalen Aktenverwaltung, sondern steht direkt im jeweiligen Geschäftsvorgang zur Verfügung.
Nachvollziehbare Prüf- und Freigabeprozesse Aufgaben, Termine und definierte Workflows steuern Zuständigkeiten, Prüfungen, Freigaben und Wiedervorlagen. Das Dokument kann über den Prozessmanager in einen festgelegten Ablauf eingebunden und an die zuständige Person oder den nächsten Bearbeitungsschritt übergeben werden. Offene Aufgaben und Bearbeitungsstände bleiben unmittelbar am Dokument nachvollziehbar. So verbindet twyz Dokumentenmanagement Software mit den Funktionen einer Workflow Software: Wiederkehrende Prüf- und Freigabeprozesse werden strukturiert, Verantwortlichkeiten werden sichtbar und Folgeaktivitäten müssen nicht mehr ausschließlich per E-Mail oder Zuruf koordiniert werden.
Bearbeitungsstand und Folgeprozess im Blick Markierungen zeigen, ob ein Dokument noch offen, in Bearbeitung oder bereits erledigt ist. Ändert sich der Status des verbundenen kaufmännischen Vorgangs, kann auch der Dokumentenstatus entsprechend aktualisiert werden. Aufgaben, Wiedervorlagen und weitere Folgeprozesse knüpfen direkt an den aktuellen Bearbeitungsstand an.Beleg, Geschäftsvorgang und Status bleiben dadurch über den gesamten Dokumentenprozess hinweg verbunden.
DMS und Dateiverwaltung Die interne Dateiverwaltung organisiert Bilder, Vorlagen, Anhänge und Arbeitsdateien flexibel in Ordnern und Unterordnern. Das Dokumentenmanagement-System ergänzt diese Ablage um Dokumentarten, strukturierte Informationen, Versionierung und dokumentenbezogene Prozesse.
Direkt am Geschäftsvorgang Dokumente lassen sich mit Kontakten, Kunden, Lieferanten, Aufträgen, Projekten, Verträgen, Tickets und Aufgaben verknüpfen. Mitarbeitende öffnen Unterlagen dort, wo sie benötigt werden, statt Ordner und E-Mails getrennt zu durchsuchen.
Gezielt finden Such- und Filterfunktionen, OCR, automatisch erzeugbare Keywords, Markierungen und individuelle Zusatzinformationen erleichtern das Auffinden auch bei größeren Dokumentenmengen.
Flexibel organisieren Ordner, Unterordner, persönliche Favoriten und Benutzerordner unterstützen unterschiedliche Arbeitsweisen. Dateien lassen sich hochladen, kopieren, verschieben, umbenennen, verschlagworten und als E-Mail-Anlage verwenden.
Rechte nach Rollen Systemadministratoren können Lese- und Schreibrechte in der Dateiverwaltung auf Ordnerebene für Benutzer und Rollen vergeben. Persönliche, bereichsbezogene und sensible Ablagen lassen sich dadurch voneinander trennen.
Vom Arbeitsstand zum Dokument Eine Datei kann zunächst flexibel in der Dateiverwaltung genutzt werden. Wird sie Bestandteil eines formalen Geschäftsprozesses, lässt sie sich als Dokument im DMS speichern, klassifizieren und mit einem Vorgang verbinden.
Unternehmensweit verbunden Kundendokumente, Angebote, Auftragsbestätigungen, Projektunterlagen, Lieferscheine, Eingangsbelege und Mitarbeitendendokumente bleiben in ihren jeweiligen fachlichen Zusammenhängen verfügbar.